BEAMAT Blog | Project Management: L’importanza della fase di scelta del Software

Project Management: L’importanza della fase di scelta del Software

Project Management: L’importanza della fase di scelta del Software

Project Management: L’importanza della fase di scelta del Software

La fase di pianificazione, nell’ambito del ciclo di vita del progetto, è quella fase in cui vengono definite nel dettaglio le attività, i tempi e le risorse necessarie, ovvero è il momento in cui il Project Manager verifica se gli obbiettivi definiti sono effettivamente raggiungibili tenendo conto del contesto in cui si trova il progetto.

La trasformazione delle modalità operative di definizione e controllo delle attività di progetto in modus operandi può essere facilitato dall’utilizzo di un prodotto software che ha un duplice obiettivo da raggiungere. Infatti, attraverso un applicativo software si riesce meglio a diffondere e ad uniformare il processo di project management poiché impone un workflow ed inoltre con un applicativo software si riescono a rendere più efficienti le operazioni di pianificazione e di aggiornamento dei piani stessi.

Numerose sono le proposte e di fronte una gamma pressoché infinita di soluzioni è di assoluta importanza definire le caratteristiche tecniche del proprio sistema di project management e poi individuare le funzionalità del software e poi procedere con la comparazione dei prodotti disponibili sul mercato ed infine scegliere quello che maggiormente si avvicina alle proprie esigenze.

Il percorso ideale di scelta di un software di project management è:

  1. Definire le caratteristiche del proprio sistema di project management:
    a. Gestione multi-progetto
    b. Gestione carichi vs capacità
    c. Apertura verso sistemi di contabilità industriale, anagrafiche varie, rilevazione attività
    d. Funzionalità di collaboration a livello di team e contenuti/gestione accessi
    e. Elementi di evoluzione del sistema attuale

  2. Elencare le funzionalità dei diversi software per ambito delle fasi del ciclo di vita del progetto:
    a. Database utilizzato
    b. Gestione del gantt chart
    c. Gestione dell’avanzamento con gli indici
    d. Gestione della documentazione tecnica
    e. Risk management
    f. Apertura del sistema ad interfacciarsi con altri sw
    g. Semplicità d’uso ed interfacce

  3. Si incrociano le diverse caratteristiche (pesate per importanza) richieste dal proprio sistema con quelle offerte dai diversi sw e si attribuisce un voto di “compliance”.

  4. Si sceglie l’applicativo o la rosa di applicativi che meglio rispondono alle proprie esigenze e poi si procede con una serie di incontri di selezione più di dettaglio sino ad arrivare alla scelta finale su cui si intende procedere.

  5. Richiedere una dimostrazione personalizzata e svolgere una simulazione di un progetto coinvolgendo diversi membri del team, al quale richiedere poi dei feedback.
  6. Determinare il tipo di parametrizzazione e di formazione necessaria per permettere al team di utilizzare appieno lo strumento; capire dunque anche il tipo di supporto offerto a tal proposito dal fornitore e verificare come verranno gestiti aggiornamenti e upgrade.

Scegliere un software di project management non è mai semplice, soprattutto se si parla di specifici settori! Ma seguendo questo tipo di percorso, si può arrivare alla giusta decisione!
In bocca al lupo e buona scelta!

Articolo di BEAMAT
BEAMAT
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