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Project Management: 6 consigli per migliorare

Project Management: 6 consigli per migliorare

Jun 06/Alice Bellini
Project Management: 6 consigli per migliorare

Il Project Manager, anche detto Responsabile di Progetto o Responsabile di Procedimento (nella PA), è una figura professionale che sta assumendo un’importanza sempre più grande nell’ambito sia del contesto privato che pubblico.
Risulta infatti sempre più fondamentale la presenza di un professionista che aiuti le organizzazioni di ogni grandezza e settore a raggiungere obiettivi sempre più complessi con un uso misurato delle risorse a disposizione.

Si tratta di una professione particolarmente articolata, che richiede competenze di vario genere, da quelle più tecniche e accademiche a quelle più comunicative e interpersonali. Qui sul Blog di Beamat abbiamo spesso parlato delle competenze necessarie per diventare Project Manager e saper guidare un team di lavoro verso un obiettivo comune, anche quando si tratta di obiettivi nuovi e avveniristici.

Ma per un tipo di professione così ricca di sfaccettature, i consigli non sono mai abbastanza.
Ecco perché oggi siamo qui per darvi qualche suggerimento in più su come migliorare le vostre competenze da Project Manager e raggiungere i vostri obiettivi in maniera ancora più efficiente e professionale.

Ecco quindi i segreti per diventare un Project Manager di successo.

Consigli per diventare un Project Manager migliore

Mantieni aggiornate e certificate le tue conoscenze

La regola d’oro è una ed è semplice: d’imparare non si finisce mai.
Non importa quanto esperti siate nel vostro settore o nella vostra professione, c’è sempre qualcosa di nuovo da apprendere, competenze da approfondire e strumenti che entrano in gioco e rivoluzionano i processi lavorativi sotto molteplici punti di vista.

A maggior ragione quando si parla di Project Management, con i suoi sistemi e processi in continua evoluzione e le mille rivoluzioni portate dal digitale, un Responsabile di Progetto che si rispetti sa che c’è sempre margine per del miglioramento e dell’arricchimento professionale, anche dopo quarant’anni di brillante carriera.
Consapevolezza, questa, che probabilmente ha già fatto tante e tante volte la differenza nelle sue scelte e nel raggiungimento dei suoi obiettivi e successi.

Tenersi quindi aggiornati e certificati professionalmente è un primo e fondamentale passo verso un percorso lavorativo fatto di soddisfazioni ed efficienza.
Ad oggi, la più importante tra questi aggiornamenti e certificazioni è quella dell’EPM - European Project Management, un corso di aggiornamento professionale per Project Manager di ogni settore e livello che mira proprio a soddisfare nella maniera più completa questo bisogno di tenersi al passo coi tempi ed essere Project Manager di successo.

Quella in EPM è infatti una certificazione altamente professionalizzante e riconosciuta in tutta Europa; al termine di questo percorso di aggiornamento, i partecipanti che supereranno con successo l’esame finale avranno acquisito le conoscenze e competenze necessarie per operare come Responsabile di Procedimento in tutta l’Unione Europea, rispettando quelli che sono i parametri stabiliti a livello internazionale.

Quali sono quindi le finalità della certificazione EPM?

  • Certificare le conoscenze del Project Manager
  • Certificare le sue abilità nell’uso di strumenti informatici specifici per il Project Management
  • Certificare l’esperienza, ossia le competenze e le attitudini, maturata nella gestione dei vari progetti a lui assegnati.

In Italia proprio Beamat offre la possibilità, in collaborazione con AICA - Associazione Italiana per l’Informatica e il Calcolo Automatico, di ottenere la certificazione EPM nel pieno rispetto dei propri tempi e dei propri bisogni professionali e personali.

Per maggiori informazioni, non esitate a contattarci a formazione@beamat.it

Distingui la giusta importanza di ogni progetto

Non tutti i progetti che vi vengono assegnati, come non tutte le parti che compongono un progetto hanno la stessa importanza e la stessa priorità.
Saper differenziare tra loro è fondamentale, specialmente nei momenti più impegnativi, quando tante deadline e scelte importanti si parano davanti al Project Manager: sapere a quali dare più spazio e attenzioni e quali poter mettere in secondo piano è fondamentale al fine di lavorare in maniera efficiente e di successo.

La cosa migliore è determinare la giusta importanza di un progetto o di un’attività insieme al Top Manager, così da essere sicuri di trovarsi sulla stessa linea e creare un ambiente lavorativo più trasparente e ponderato.

Per capire quali progetti sono più importanti di altri bisognerà considerare quale effetto avrebbe sull’azienda un loro potenziale ritardo, se non addirittura una loro non riuscita.

Usare il PPM, il Project Portfolio Management, può essere un altro ottimo metodo.
Grazie all’insieme di questi processi e strumenti sarà possibile valutare l’allineamento partecipato con ciascuno dei progetti in questione.
Dunque, prima ancora di capire quale priorità dare a quale progetto, bisogna accertarsi che ci sia una piena e fluida collaborazione tra tutti i componenti di una squadra di lavoro, in mancanza della quale, anche a fronte della massima priorità di un progetto, comunque non sarebbe possibile raggiungere l’obiettivo sperato.

Impara a delegare

Parlando proprio di team, è assolutamente fondamentale che un Project Manager si fidi della sua squadra e deleghi ad essa in totale tranquillità, forte della consapevolezza che l’attività delegata verrà portata a termine nel migliore dei modi.

È infatti il rischio che molti Project Manager corrono, quello di non delegare abbastanza, voler tenere tutto sotto controllo sempre, pensando che un membro del proprio team, per quanto bravo, non potrà mai fare il lavoro alla perfezione come il Project Manager stesso.

Insomma, una volta che si è scelto il proprio team di lavoro, bisogno aver fiducia del fatto che si tratta degli elementi più giusti e capaci e che, dunque, non c’è bisogno di accentrare tutte le responsabilità su se stessi

Al tempo stesso, saper delegare significa saper quantificare l’ammontare di lavoro e attività delegate alla propria squadra di lavoro.
Se da una parte il rischio è infatti quello di essere Project Manager troppo accentratori e controllori, dall’altra si rischia di delegare fin troppo, trattando il team come un gruppo di assistenti, invece che come dei colleghi di lavoro.

L’equilibrio è la chiave di tutto, e vi aiuterà a capire quando è troppo e quando è troppo poco, generando un’atmosfera di lavoro positiva, efficiente e, come direbbero gli inglesi, empowering.

Semplifica e riduci

A volte la difficoltà di un progetto o la fatica e lo stress che esso provoca sono date dall’eccessiva complessità con cui è strutturato.
Troppi documenti da compilare, un linguaggio troppo complesso con cui rapportarsi, un approccio troppo formale e accademico e poco naturale e umano, modalità troppo rigide e complesse di lavoro e rapporto con i propri colleghi.

Semplificare il processo lavorativo, renderlo più fruibile e più immediato, è un passo fondamentale per permettere alla squadra di collaborare con altrettanta naturalezza e immediatezza, generando un ambiente di lavoro dinamico e trasparente.

Conosci i tuoi strumenti

Grazie alla rivoluzione digitale e telematica sono ormai tantissimi gli strumenti che permettono ai Project Manager di migliorare il loro modo di lavorare.
In essi trovano un valido supporto dell’organizzazione, pianificazione e comunicazione del progetto a cui stanno lavorando, e per certi versi sarà come avere un collega in più.

Conoscere bene questi strumenti, sapere non solo come utilizzarli, ma anche quando è il caso di farlo e quando invece diventano un ingombro e uno step in più per il quale passare senza che ce ne sia realmente bisogno, può fare davvero la differenza, specialmente quando si portano avanti più progetti contemporaneamente.

Alcuni strumenti possono essere app per lo smartphone, altri sono interi software pensati appositamente per il Project Management, altri ancora possono risolversi in una semplice lavagna al centro dell’ufficio.
Insomma, non tutti sono uguali, non tutti servono lo stesso obiettivo e soprattutto non tutti sono sempre davvero utili, per quanto apparentemente ingegnosi.
Scegli gli strumenti di lavoro anche in base al tuo team e ascolta sempre il feedback dei tuoi colleghi sulla reale utilità di uno strumento o meno, come anche i loro consigli in merito.

Conosci i tuoi limiti

Essere Project Manager può spesso portare alla sensazione di essere invincibili e poter davvero giostrare mille e una attività insieme, ma non è così.
Anche il PM più bravo ed efficiente ha dei limiti e ha bisogno di momenti di pausa e recupero per poter continuare ad essere brillante e capace nella sua professione.

Tenete quindi sempre bene a mente questi limiti e non mettetevi mai nella condizione di superarli: ne andrebbe della vostra produttività e capacità professionale.

Quando pianificate un progetto, quindi, assicuratevi di includere anche dei momenti di pausa e il giusto riposo tra un’attività e l’altra, o una giornata di lavoro e l’altra.

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