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Scopri subito le domande più frequenti sulla fatturazione elettronica e parti con il piede giusto!

Fatturazione elettronica: FAQ

Jan 22/Alice Bellini
Scopri subito sul Blog di Beamat le domande più frequenti sulla fatturazione elettronica e parti con il piede giusto!

È ufficiale e improrogabile: la fattura elettronica è diventata obbligatoria.
A partire dal 1 gennaio 2019, non si potrà più fatturare in altro modo.
E se da un lato molti previdenti si sono già mossi in merito, sono tanti i professionisti che ancora non si sono approntati a regolarizzare le proprie fatturazioni.

Così, qui sul Blog di Beamat, continuiamo a parlarne.
Dopo la guida alla fatturazione elettronica e alla firma digitale, continuiamo ad esplorare questa tematica per andare a scoprire tutto quello che c’è da sapere sulla fattura elettronica e partire con il piede giusto.

Così oggi esamineremo alcune delle domande più frequenti sulla fattura elettronica, così da fare sempre più chiarezza.

Fatturazione elettronica: FAQ

La fatturazione elettronica riguarda solo i liberi professionisti?

Assolutamente no. La fatturazione elettronica è prevista anche per le imprese, ma non è tutto.
All’interno di un’impresa, la fatturazione elettronica porta delle novità e delle necessità di adattamento non solo all’interno degli uffici amministrativi e informatici, ma anche negli uffici del personale, dove va rivista la gestione delle trasferte dei dipendenti, negli uffici commerciali, dove sarà necessario negoziare nuovi meccanismi di gestione delle singole transazioni, negli uffici legali, dove dovranno essere verificati i documenti necessari per attivare le procedure di recupero del credito e dove dovranno essere gestiti gli atti ingiuntivi.

Qual è la strategia migliore per un’impresa per prepararsi al meglio alla fatturazione elettronica?

Il consiglio di Beamat è quello strutturare un progetto che sia il più possibile celere ed efficace per aggiornarsi sulla fatturazione elettronica.
Nel caso in cui l’adattamento a questo nuovo tipo di fattura non dovesse avvenire in maniera strutturata, allora potrebbe comportare un costo molto pesante per l’azienda in questione, andando probabilmente ad inficiare moltissimo sul rapporto con i propri clienti e i propri fornitori, e rallentando sensibilmente la produttività.

Un planning temporale è quindi fondamentale, e il primo passo di questo planning deve essere quello di scegliere se affidarsi o meno ad un intermediario esterno.
Opzione altamente consigliata, soprattutto in questi primi tempi, ovviamente questo comporterà un’implementazione dei sistemi gestionali interni di un’impresa, e dunque un esatto delineamento del perimetro e delle attività che tale figura esterna deve ricoprire, ripartendo dunque le competenze interne.

Ovviamente è anche molto importante riesaminare i processi interni di gestione delle operazioni commerciali in base alle regole fiscali e alle tecniche approvate con il provvedimento 89757/2018 dell’Agenzia delle Entrate.

Altro aspetto molto importante della fatturazione elettronica è la conservazione dei flussi e dei documenti.
È quindi fondamentale che le imprese si muovano anche in questo senso, trovando gli strumenti di gestione più adatti.

Ultima, ma non meno importante, la decisione di come gestire le transazioni con consumatori finali o in e-commerce, e come trattare le operazioni che riguardano gli operatori non residenti.

Esistono corsi sulla fatturazione elettronica per i dipendenti di un’azienda?

Certo!
Se siete a capo di un’azienda, indipendentemente dalla sua grandezza, e avete bisogno di assicurarvi che tutti i vostri dipendenti siano perfettamente aggiornati professionalmente per quanto riguarda il nuovo processo di fatturazione elettronica, la cosa migliore che potete fare è proprio scegliere di far seguire loro un corso sulla fattura elettronica e in generale sull’amministrazione digitale dei documenti, ma anche sull’utilizzo della PEC, la casella di Posta Elettronica Certificata, e della Firma Digitale, che vanno di pari passo con la fattura elettronica.

Beamat propone ad esempio una rosa di corsi specifici in questo senso, come ad esempio il Corso in Amministrazione Digitale, il Corso in Gestione Documentale, oppure il Corso in Firma Digitale e Posta Elettronica Certificata.
Tutti i corsi sono pensati proprio come corsi di aggiornamento professionale, nel pieno rispetto della vita e delle necessità lavorative di ogni gruppo di studenti.

In questo modo, tutto il personale di un’azienda sarà in grado di svolgere in maniera sicura ed efficiente il proprio operato, garantendo la produttività della propria impresa.

Posso seguire un corso per aggiornarmi sulla fatturazione elettronica anche se sono un libero professionista e non faccio parte di un’azienda?

Assolutamente sì!
Anzi, consigliamo a qualunque professionista, che si tratti di un free lance, del dipendente di un’impresa, oppure di un manager, di seguire un corso che certifichi le proprie competenze in merito, aumentando così la qualità del proprio lavoro e le proprie possibilità di carriera.

Anche in questo caso i corsi Beamat di cui abbiamo parlato nella domanda precedente si rivelano un’ottima soluzione, garantendo un aggiornamento professionale di qualità, senza sacrificare i propri impegni lavorativi.

Per inviare una fattura elettronica è obbligatorio utilizzare la PEC, oppure ci sono altri canali a disposizione?

I canali di colloquio per inviare la fattura elettronica a disposizione di un utente sono più di uno e possono essere scelti a seconda delle proprie necessità.

Tutti questi canali devono comunque passare attraverso il Sistema di interscambio (Sdi), che si occupa di verificare la validità delle fatture elettroniche in questione e di recapitarle quindi al destinatario.

C’è inoltre da precisare che il momento di invio di una fattura da parte di un emittente e il momento di ricezione della fattura stessa da parte del destinatario sono considerati due momenti tra loro separati a livello tecnologico.
Questo perché il Sistema di interscambio veicola la fattura sulla base dell’eventuale pre-registrazione effettuata dal ricevente, oppure guardando al codice destinatario indicato nel tracciato xml.

I canali di colloquio a disposizione del mittente sono quattro: la casella di Posta Elettronica Certificata, i servizi informatici messi a disposizione dal web, un’applicazione utilizzabile da dispositivi mobili, oppure un software da installare sul proprio pc.
C’è poi il sistema di cooperazione applicativa, il SdiCoop, oppure i sistemi di trasmissione dati tra terminali remoti che si basano sul protocollo Ftp: a differenza dei primi quattro, questi ultimi due hanno bisogno di un accreditamento preventivo al Sistema di interscambio.

Generalmente la scelta del canale di trasmissione di una fattura elettronica dipende dall’architettura infrastrutturale a disposizione dell’emittente, dalla scelta di avvalersi o meno di un intermediario come provider di servizi e dalle caratteristiche tecnologiche che caratterizzano ciascun canale.

Come funziona quando si riceve una fattura elettronica?

Prima di tutto c’è da specificare che la modalità scelta per ricevere un file fattura prescinde da quanto viene indicato dal fornitore nel tracciato Xml.
Grazie a un servizio messo a disposizione dalle Entrate, infatti, ognuno può scegliere dove ricevere i documenti fattura a lui destinati, senza doversi preoccupare di informare in merito tutti i suoi mittenti.

Il canale e l’indirizzo telematico preferiti per ricevere documenti e fatture si dichiarano al momento della registrazione e la scelta effettuata verrà considerata dal Sistema di interscambio come prioritaria nella consegna della fattura, indipendentemente da ciò che viene riportato dal mittente.

La fattura elettronica verrà quindi sempre recapitata all’indirizzo telematico registrato, che si tratti di una casella PEC o di un codice destinatario a sette cifre attribuito dal Sistema di interscambio al momento dell’accreditamento del canale Ftp o SdiCoop.

Sul web, è possibile accedere alla funzione di registrazione della modalità prescelta per la ricezione dei file fattura tramite l’interfaccia di fruizione dei servizi “Fatture e corrispettivi” presente sul sito delle Entrate, dalla voce “fatturazione” presente sulla home page.

È possibile avvalersi di intermediari nei processi che riguardano la fattura elettronica?

Sì, avvalersi di intermediari è possibile sin dal momento di accesso al servizio di registrazione.
L’intermediario deve essere ovviamente appositamente delegato, delega che può essere conferita attraverso le funzionalità messe a disposizione nel sito web delle Entrate, oppure recandosi presso un qualsiasi ufficio territoriale e presentando il relativo modulo di delega.

Come funziona il processo di conservazione delle fatture?

La legge di Bilancio 2018, che ha stabilito l’obbligo di fatturazione elettronica, ha anche stabilito che le fatture trasmesse e ricevute tramite il Sistema di interscambio devono essere conservate direttamente dall’Agenzia.
Questo però prevede anche che i contribuenti devono stipulare con l’Agenzia un apposito accordo di servizi.

Ad ogni modo, questo sistema di conservazione riguarda solo le fatture, e non anche la conservazione dei registri e di tutti i documenti relativi al ciclo attivo e passivo, che anche devono essere conservati.

Per quanto riguarda invece la gestione e la conservazione degli esiti e delle notifiche del Sistema di interscambio, è previsto un impegno comune, sia da parte dei contribuenti, che da parte delle Agenzie. Queste notifiche sono molto importanti perché stabiliscono il tempo per la presa in carico di un file, restituiscono l’hash di un file inviato, e comunicano gli scarti o la ricevuta di un file da parte del destinatario, come anche un mancato recapito.

Cosa succede se le anagrafiche di un cliente sono sbagliate?

Assicurarsi di avere le corrette anagrafiche dei propri clienti è fondamentale al fine di garantire una fatturazione elettronica efficiente e celere.

Nel caso in cui la fattura venisse spedita con una partita Iva o un codice fiscale inesistenti, la fattura verrà automaticamente rifiutata dal Sistema di interscambio. Nel caso in cui invece a non essere corretto fosse l’indirizzo informatico, allora il problema riguarderebbe soprattutto il destinatario, che riscontrerebbe un ritardo nel recapito della propria fattura.

Ecco perché è davvero importante mantenere costantemente aggiornate le anagrafiche dei propri clienti e assicurarsi di avere a disposizione sin da subito i giusti elementi

Quand’è che una fattura viene scartata dal Sistema di interscambio?

Fatta eccezione per le pubbliche amministrazioni, ad oggi viene meno la possibilità per il destinatario di rifiutare la fattura ricevuta.
Solo il Sistema di interscambio, infatti, può scartare una fattura elettronica, facendola quindi risultare come non emessa.

Questo può avvenire quando il Sistema rileva la presenza di uno o più errori definiti e tracciati nelle specifiche tecniche allegate al provvedimento del direttore dell’Agenzia delle Entrate n.89757 del 30 aprile 2018.

Un esempio può essere una mancata coerenza e validità del contenuto della fattura per quanto riguarda le informazioni indicate nel tracciato xml.
Parliamo di valori come l’imponibile, l’aliquota, l’imposta e il prezzo totale.
La tolleranza è di un centesimo di euro.
Ad essere verificata è ovviamente la presenza del numero di partita Iva, oppure del Codice Fiscale del concessionario/committente, e la presenza, oltre che la validità, dei dati per il corretto inoltro del documento al destinatario.

Il Sistema di interscambio verifica poi la nomenclatura e l’unicità della fattura trasmessa, come anche le sue dimensioni, che non devono eccedere quelle ammesse.

Hai altre domande?

Se hai altri dubbi su come funziona la fatturazione elettronica e tutto il processo che la riguarda, scrivi a formazione@beamat.it

Il nostro staff sarà felice di aiutarti!

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