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Fattura Elettronica e Firma Digitale: guida completa

Fattura Elettronica e Firma Digitale: guida completa

Nov 02/Alice Bellini
Scopri subito sul Blog di Beamat tutto quello che c’è da sapere sulla Fattura Elettronica obbligatoria e sulla Firma Digitale, entrambi fondamentali per la tua professione!

È un conto alla rovescia che sta arrivando agli sgoccioli, quello che riguarda la fattura elettronica.
A partire dal 1 gennaio del 2019, la fatturazione elettronica sarà obbligatoria tra privati e verso i consumatori.
Anche tutte le partite Iva, eccetto coloro che operano secondo il regime di vantaggio e quello forfettario, non solo dovranno emetterla, ma sarà l’unico formato valido per legge.

Si tratta di un fatto molto importante e positivo per il sistema fiscale e imprenditoriale italiano, che ad oggi è pioniere in questo campo rispetto al resto dell’Europa e che già nel 2014 aveva mosso importanti passi avanti con la fattura elettronica nella Pubblica Amministrazione, rendendo appunto la fatturazione elettronica un documento obbligatorio per tutti i rapporti con la PA, gli enti pubblici e anche verso le società quotate inserite nell’indice FTSE MIB della Borsa Italiana.

E adesso, a partire appunto dal 1 gennaio 2019, per le cessioni di beni e le prestazioni di servizi effettuate tra soggetti residenti, stabiliti o identificati nel territorio dello Stato, è obbligatorio emettere esclusivamente fatture elettroniche utilizzando il Sistema di Interscambio.

Per quanto riguarda cessioni di benzina o gasolio destinati ad essere utilizzati come carburanti per motori a soggetti passivi Iva e per le prestazioni di servizi rese da subappaltatori e subcontraenti nell’ambito di appalti pubblici l’obbligo di fattura elettronica è già entrato in vigore il 1 luglio 2018, mentre il 1 settembre 2018 ha visto entrare in vigore l’obbligo della stessa per quanto riguarda il tax free shopping.

Nonostante tutte queste novità così importanti, già accadute o in arrivo che siano, la domanda per i più resta: cos’è la fattura elettronica? Come funziona? Come si emette?

Ed ecco che il Blog di Beamat giunge in soccorso!
Siamo qui proprio per dare risposta a tutte le vostre domande e per scoprire insieme come prepararsi al meglio all’obbligo di fatturazione elettronica che entrerà appunto in vigore tra pochissimi mesi.

Cos’è la fattura elettronica e come funziona

Anche chiamata e-Fatture, la fatturazione elettronica è un sistema digitale di emissione, trasmissione e conservazione delle classiche fatture, che ha come principale vantaggio quello di permettere l’abbandono definitivo del supporto cartaceo e di tutti i relativi costi di stampa, spedizione e conservazione del suddetto documento.

In altre parole, la fattura elettronica ci permette di modernizzare l’ormai obsoleto sistema cartaceo di fatture, permettendo ai professionisti di tutta Italia di rendere questo processo più veloce, economico e moderno, andando così di pari passo con la rivoluzione digitale che sta riguardando ogni aspetto della vita dell’uomo, sia a livello professionale che personale.

Ma come si emette correttamente una fattura elettronica?
Per essere valida, la fattura elettronica deve essere emessa in formato Xml, Extensible markup language, così da poter definire e controllare le informazioni contenute all’interno di tale documento digitale, come richiesto dalla legge.

Ma non è tutto

Per avere piena validità legale, la fattura digitale prevede anche l’utilizzo della firma digitale, altro grande punto interrogativo per molti, che andremo presto a sciogliere.

Esiste un formato, denominato FatturaPA, che può fungere come traccia su cui strutturare le proprie fatture elettroniche, così da essere certi di non sbagliare.
Questa traccia è appunto sviluppata in linguaggio XML e fornisce un flusso di dati strutturati in formato digitale con gli stessi contenuti informativi di una fattura elettronica.

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Gli obiettivi della FatturaPA

Gli obiettivi della fattura elettronica sono principalmente due:

  • Generare risparmi - Grazie alla FatturaPA, ci sarà un incremento dell’efficienza dei controlli finalizzati alla lotta all’evasione fiscale, dunque di conseguenza sarà possibile avere una migliore allocazione delle risorse disponibili per la gestione della spesa pubblica.
  • Dematerializzare i processi delle imprese - Abbiamo spesso parlato di dematerializzazione nel mondo del lavoro, che si tratti di imprese pubbliche o private.
    Incentivare la dematerializzazione significa arrivare ad un generale incremento della competitività del sistema paese, con benefici nettamente superiori al semplice incremento di efficienza degli adempimenti fiscali. Si tratta inoltre di un passaggio fondamentale per completare il processo di evoluzione verso il digitale, evoluzione ormai attuata in tutto il mondo, aderendo così al piano Industria 4.0 e concretizzando la gestione digitale della produzione di beni e servizi.

I vantaggi della fattura digitale

La fattura digitale, oltre ad avere degli evidenti vantaggi pratici nel suo essere appunto elettronica, dunque non necessitare stampe, spedizioni fisiche etc, presenta anche molti vantaggi economici.

Sulla falsa riga dei vantaggi pratici, sicuramente ad essere abbattuti saranno i costi di stampa e spedizione, ma questo è il minimo.
Il più grande vantaggio economico della fatturazione elettronica è rappresentato dalla completa automazione e integrazione dei processi tra le parti, cosa che porta a una generale riduzione e ottimizzazione dei costi: no data entry manuale, no errori di registrazione, no smarrimenti.
Azzerati i costi anche per quanto riguarda marche da bollo e spazi fisici dove conservare le fatture. Ad essere ridotti saranno anche i rischi di falsi e duplicazioni, grazie a una riconciliazione automatica dei dati e ai processi autorizzativi con controlli sui dati fattura più efficienti.
Ultimo ma non meno importante, la riduzione degli errori nei pagamenti, oltre che la generale riduzione dei tempi medi di pagamento.

Il nuovo percorso standardizzato della fatturazione elettronica

Si può dire che uno dei vantaggi della fattura elettronica è il fatto che la sua emissione viene standardizzata, rendendo il processo più facile e veloce per tutti ed minimizzando gli errori in cui si può incorrere.

Ma qual è il processo standardizzato della fatturazione elettronica?

  • La fattura elettronica viene compilata attraverso un software di fatturazione elettronica
  • Viene apportata sulla fattura elettronica la firma digitale di colui che appunto emette fattura, o alternativamente dal suo intermediario, così da garantire l’origine del contenuto.
  • L’emittente della fattura deve inviare il documento al Sistema di Interscambio che, per legge, è il punto di passaggio obbligato per tutte le fatturazioni elettroniche emesse sia verso la Pubblica Amministrazione che verso i Privati.
  • Il Sistema di Interscambio effettua quindi gli opportuni controlli tecnici attraverso una procedura automatica e, una volta superati gli stessi, procede a recapitare il documento alla Pubblica Amministrazione, oppure al soggetto privato a cui la fattura è destinata.

Va quindi da sé che attraverso una procedura di questo genere sbagliarsi sarà praticamente impossibile e la presenza del Sistema di Interscambio come punto di snodo aiuterà a tener miglior traccia del sistema di fatturazione in generale.

Come si compila una fattura elettronica?

Addentriamoci ora nella compilazione vera e propria della fattura elettronica.
I processi per la compilazione, che si tratti di una fatturazione tra privati o con la Pubblica Amministrazione, sono praticamente identici.

Il modo più semplice per compilare una fattura elettronica è, ovviamente, utilizzare un apposito software che permetterà di non incorrere in errori di alcun tipo

Di base, il processo non cambia, solo che una volta creata una fattura, invece che salvarla in formato PDF e mandarla direttamente al destinatario attraverso l’e-mail, si salva in formato XML FatturaPA e si invia al Sistema di Interscambio.

Ora, esistono differenze tra le fatture elettroniche B2B, le fatture elettroniche destinate alla Pubblica Amministrazione e alle fatture elettroniche B2C, ossia verso i consumatori?

La risposta è sì, e riguarda come compilare la fattura elettronica così da “comunicare” correttamente al Sistema di Interscambio il destinatario di ogni singola fattura. Esisteranno quindi diversi tipi di destinatari.

  • Uffici della Pubblica Amministrazione - Questi uffici saranno identificati con un Codice Univoco di 6 caratteri che andrà obbligatoriamente inserito nella fattura.
  • Consumatori - Qui la situazione si fa più complessa, poiché ancora non è chiaro come sarà possibile identificare e come verrà consegnata la fattura elettronica da parte del Sistema di Interscambio verso appunto un consumatore.
    Si ipotizza l’utilizzo del Codice Fiscale, attraverso cui appunto il consumatore verrà identificato.
    L’SdI procederà quindi a consegnare la fattura nel Cassetto Fiscale riferito al suddetto Codice Fiscale.
    Di certo, il consumatore potrà richiedere che gli venga consegnata una copia cartacea o PDF della fattura in questione.
  • Destinatari B2B - In questo caso esisteranno due diverse strade di invio.
    La prima è tramite la PEC, la Posta Elettronica Certificata: il film XML conterrà l’indirizzo PEC del cliente al quale il Sistema di Interscambio dovrà recapitare la fattura.
    La seconda è il Codice destinatario SdI: nel caso in cui un cliente possegga questo tipo di codice, dovrà comunicarlo all’emittente della fattura, così che tale codice possa essere utilizzato dal SdI per identificare il destinatario e inviargli appunto la fattura.

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Cos’è la firma digitale e come si registra?

Abbiamo detto che per compilare correttamente una fattura elettronica è assolutamente necessario apporre la firma digitale dell’emittente o di un suo rappresentate.
Ma che cos’è la firma digitale? E come si ottiene?

La firma digitale è l’equivalente informatico di una tradizionale firma autografa. Essa ha tre caratteristiche principali:

  • Autenticità - Una firma digitale registrata garantisce l’identità di colui che firma un documento.
  • Integrità - La firma digitale assicura che il documento firmato è integro, ossia che non è stato modificato a seguito della sua sottoscrizione.
  • Validità legale - La firma digitale conferisce piena validità legale del documento firmato.

Come la fattura digitale, anche la firma digitale permette di snellire significativamente i rapporti tra privati o con la Pubblica Amministrazione, eliminando la necessità del cartaceo e permettendo di effettuare ogni tipo di procedura in maniera virtuale.
È infatti possibile firmare digitalmente qualsiasi tipo di documento.

Ma in cosa consiste realmente una firma digitale
Essa è costituita da un dispositivo (smart card o chiavetta USB) che contiene un certificato digitale di sottoscrizione attraverso il quale il titolare della firma può sottoscrivere digitalmente i propri documenti.

Per richiedere la Firma Digitale ci si può rivolgere ai certificati accreditati dall’Agid, l’Agenzia per l’Italia digitale, oppure alla propria Camera di commercio ottenendo la Carta Nazionale dei Servizi.

Cos’è la Carta Nazionale dei Servizi? La CNS è lo strumento che consente di identificare un determinato Utente (Titolare del Certificato) per l’accesso ai servizi on-line della Pubblica Amministrazione, come ad esempio i servizi consultabili sul sito dell’Agenzia delle Entrate, del Registro Imprese, dell’INPS, dell’ex-Inpdap, di Equitalia e via discorrendo

Questa Carta è molto utile sia per i cittadini che per le aziende e per alcune categorie professionali, tra cui avvocati, geometri, architetti, etc. Sta infatti diventando sempre più un documento necessario per autenticarsi e per poter svolgere il proprio lavoro a livello telematico e digitale.

I vari tipi di Firma Digitale

Esistono principalmente quattro tipi di Firma Digitale, uno più certificato e “formale” dell’altro.

  • Firma Elettronica - Si tratta del tipo più semplice e comune di firma elettronica, che assume un valore legale solo se certificata da un giudice. L’utilizzo di questa firma non prevede misure di sicurezza particolari, ma non permette nemmeno di essere certi dell’integrità del documento su cui questa firma è apportata, né quindi ne appura il valore legale.
  • Firma Elettronica Avanzata - Questa firma ha un valore legale certo (tranne che per quanto riguarda i contratti immobiliari) e prevede la firma di documenti di vario genere con mezzi che permettono di dimostrare l’integrità (e quindi la validità legale) di un documento, come ad esempio strumenti su cui il firmatario conserva un controllo esclusivo.
  • Firma Elettronica Qualificata - Questa firma viene applicata ai documenti tramite dei mezzi qualificati, come i kit di firma digitale.
  • Firma Elettronica Digitale - Questa firma ha caratteristiche molto simili alla firma elettronica avanzata e utilizza sistemi di crittografia asimmetrica, come ad esempio l’utilizzo di una coppia di chiavi crittografiche, oppure le OTP, One Time Password

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Come prepararsi alla fattura elettronica e alla firma elettronica

Esiste un modo per i liberi professionisti, per le aziende, ma anche per coloro che lavorano nella Pubblica Amministrazione di aggiornarsi in merito alla fatturazione elettronica e alla firma digitale e prepararsi professionalmente ad affrontare questo ulteriore passo verso la dematerializzazione?

Assolutamente sì!
I corsi di aggiornamento professionale proposti da Beamat sono pensati proprio per questo, accertando a professionisti di ogni tipo e ogni settore il totale aggiornamento rispetto a questi nuovi procedimenti.

Beamat offre nello specifico tre corsi, pensati a seconda delle esigenze del singolo professionista o della singola azienda.

Corso in e-Governance e Amministrazione Digitale

Il Corso in e-Governance e Amministrazione Digitale ha come obiettivo principale quello di fornire ai propri iscritti tutte le conoscenze teoriche e pratiche rispetto al Codice dell’Amministrazione Digitale, anche detto CAD.

Durante questo corso sarà quindi analizzata da vicino la normativa base dell’e-government in Italia, come anche i procedimenti relativi all’Amministrazione Digitale, alla gestione amministrativa, ai pagamenti elettronici, alle fatturazioni elettroniche, alla conservazione digitale dei documenti e al sistema pubblico che riguarda le infrastrutture e i sistemi di sicurezza.

Per il corso sarà utilizzato il Syllabus AICA, i cui contenuti riguardano temi come il Codice dell’Amministrazione Digitale, i reati commessi su internet, la gestione dei procedimenti amministrativi, ma anche appunto la fatturazione digitale, la conservazione digitale e in generale la dematerializzazione, come anche molte altre tematiche fondamentali per raggiungere un know how completo e professionalizzante in merito.

Si tratta di un corso perfetto per chi si chiede come aggiornarsi sulla fattura digitale e come ottenere tutto il know how necessario per districarsi nel mondo della FatturaPA.

Corso in Gestione Documentale e Dematerializzazione

Il Corso in Gestione Documentale e Dematerializzazione è un corso che, ancora più nello specifico, vuole affrontare appunto il tema della dematerializzazione come nuova frontiera del lavoro.

Il corso affronterà quindi questo tema dal punto di vista del Codice dell’Amministrazione Digitale, così da mettere gli iscritti a questo corso nelle condizioni di conoscere le procedure riferite alla gestione documentale e alla dematerializzazione dei documenti e degli atti cartacei delle Pubbliche Amministrazioni e l’insieme delle attività finalizzate alla registrazione e segnatura di protocollo.

Obiettivo principale del corso: acquisire tutte le conoscenze teoriche e pratiche necessarie per la gestione documentale e per la dematerializzazione dei documenti e degli atti cartacei delle Pubbliche Amministrazioni, oltre l’insieme delle attività finalizzate alla registrazione e alla segnatura di protocollo.

Anche questo corso verrà insegnato grazie al Syllabus AICA, all’interno del quale verranno affrontati i seguenti argomenti:

  • La Carta Nazionale dei Servizi
  • Le firme elettroniche
  • Formazione e gestione dei documenti informatici
  • Immodificabilità dei documenti informatici
  • Duplicati, copie ed estratti di documenti informatici e analogici
  • Linee guida per il contrassegno generato elettronicamente
  • Il documento amministrativo informatico
  • Il fascicolo informatico
  • I metadati
  • I flussi documentali in forma digitale
  • Il protocollo informatico
  • La trasmissione informatica dei documenti
  • Dematerializzazione dei documenti e degli atti cartacei della Pubblica Amministrazione
  • I formati per la conservazione digitale
  • La marca temporale

Corso di Firma Digitale e Posta Elettronica Certificata

Il Corso di Firma Digitale e Posta Elettronica Certificata proposto da Beamat ha come obiettivo di apprendimento fondamentale quello di fornire le conoscenze relative alla Firma Digitale e alla Posta Elettronica Certificata, così da poterle padroneggiare completamente all’interno del proprio ambito professionale.

I contenuti del corso riguardano quindi gli aspetti operativi e le caratteristiche legali della Firma Digitale, il suo funzionamento, i certificati e il ruolo degli enti certificatori, il suo utilizzo pratico e il software di firma elettronica.
Ma non è tutto! I contenuti di questo corso comprendono anche le caratteristiche legali della Posta Elettronica Certificata, come anche il suo funzionamento, i protocolli di comunicazione utilizzati in merito e le caratteristiche di sicurezza e affidabilità che la caratterizzano.
Sarà ovviamente spiegato anche il suo utilizzo pratico, così da accertare a tutti gli iscritti un quadro completo delle conoscenze sia teoriche che pratiche che riguardano appunto questi due nuovi e innovativi strumenti di lavoro.

I contenuti del Syllabus AICA utilizzato per questo corso sono i seguenti:

  • La Posta Elettronica Certificata (PEC)
  • Considerazioni sulla sicurezza
  • Caratteristiche della PEC
  • Utilizzo della PEC
  • La Firma Digitale
  • Caratteristiche della Firma Digitale
  • Utilizzo della Firma Digitale

Informazioni e supporto

Per avere maggiori informazioni sui corsi di aggiornamento professionale Beamat, non esitate a contattarci a formazione@beamat.it

Il nostro staff è pronto a rispondere ad ogni vostra domanda e guidarvi nella scelta del corso migliore per voi, o per la vostra azienda. Vi aspettiamo!

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